Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, sanotaan. Tässä tapauksessa hyvin (mutta löyhästi) suunniteltu aikataulu mahdollistaa rennon ja kivan juhlan, joka soljuu eteenpäin omalla painollaan. Parhaassa tapauksessa hääpari ei mieti itse aikataulua kertaakaan päivän aikana, vaan sen suurpiirteisestä toteutumisesta huolehtii joku ihan muu, kuten “häätiimin” jäsen tai suunnittelija.
Hääkuvaajana olen huomannut, että monet aikatauluun liittyvät kompastuskivet ovat kaikille samoja, joten ajattelin nyt avata niistä muutamia!
Asiat, joiden täytyy tapahtua (suunnilleen) ajallaan
Seremonia
Jos vihkiminen toteutetaan kirkossa tai sitä varten saapuu ulkopuolinen vihkijä juhlapaikalle, on tärkeää olla ajoissa valmiina. Jos taas hääjuhla alkaa valojen lukemisella tai seremoniamestarina toimivan juhlavieraan järjestämällä spektaakkelilla, se ei ole niin minuutin päälle!
Jos aikataulu on tässä kohtaa joustava ja olette itse esimerkiksi potrettikuvissa ennen seremoniaa, vieraille voi suunnitella cocktail-tilaisuuden ja pientä ohjelmaa mahdolliselle odotusajalle – samoin kuin siinä tapauksessa, että käytte kuvaajan kanssa potreteissa seremonian jälkeen!
Ruoka ja kahvi
Tasainen verensokeri pitää kaikki tyytyväisinä ja olon hyvänä – tämä täytyy muistaa myös aamun valmistautumista suunnitellessa! Hyvä aamupala ja iltapäivällä alkavissa juhlissa myös lounas on tosi tärkeä osa onnistunutta päivää. Etukäteen kannattaa miettiä mitä syödään, missä välissä ja kuka hoitaa ruuat oikeaan osoitteeseen oikeaan aikaan. Jos jännittämisellä on taipumus vaikuttaa ruokahaluun, kannattaa varata mukaan myös mahdollisimman ruokaisia smoothieita, pähkinöitä, suklaata ja muuta helppoa välipalaa.
Juhlaruokailujen aikataulun kanssa kannattaa olla tarkkana varsinkin silloin, jos pitopalvelun kanssa on sovittu niistä etukäteen. Tässä kohtaa päivää et halua enää olla itse vastuussa, joten ulkoista pitopalvelun kanssa kommunikointi jollekin läheiselle! Kannattaa myös olla realisti itse ruokailun aikataulun kanssa, isojen ihmisjoukkojen ruokailuun kuluu yllättävän paljon aikaa.
Jos ruokailun loppupuolella halutaan esimerkiksi ottaa yhteiskuvia läheisten ja kuvaajan kanssa, kannattaa tämä huomioida ruokailujärjestyksessä ja laittaa kaikki asianosaiset ensimmäisten joukkoon ruokaa hakemaan.
Auringonlaskukuvaus
Jos toiveissa on auringonlaskukuvia, merkkaa niille oma hetki aikatauluun ja sovi kuvaajan kanssa asiasta etukäteen, jotta hän tietää tarkkailla valotilannetta illan aikana ja muistuttaa asiasta tarvittaessa. Aikataulua luonnostellessa kannattaa googlata auringonlaskun aika (auringonlasku + paikkakunta + päivämäärä), ja aikatauluttaa kuvaukset sen ympärille juhlapaikkaa ympäröivät puut tai rakennukset huomioiden – esimerkiksi auringon laskiessa klo 21 ja juhlapaikan sijaitessa avaralla paikalla, johon viimeiset säteet osuvat, varaa kuvaukselle aikaa esimerkiksi noin 20:30-21 tai 20:45-21:15. Tällöin kaikilla ohjelmaa järjestävillä on tiedossa, ettei sille välille oteta puheita tai muuta ohjelmaa, vaan napataan kameraan ne viimeiset, upeat auringonsäteet – tai pilvisellä säällä iltahämärän tunnelmaa. Illan lyhyt potrettikuvaushetki on myös omaa aikaa teille: saatte kaikessa rauhassa vaihtaa muutaman sanan ja tunnelmoida kulunutta päivää ilman vieraiden läsnäoloa.
Kaikki ei koskaan mene suunnitelmien mukaan
Suunnittelitpa miten tarkasti tahansa, päivän mittaan tulee aina muuttujia! Jos kaikilla on mukavaa, eikä huvitakaan keskeyttää hyvää keskustelua ja rentoa tunnelmaa juuri sovitulla kellonlyömällä, kuuntele sitä tunnetta. Jos joku pitääkin viiden minuutin sijaan yllättäen puolen tunnin puheen ja se sotkee koko loppupäivän aikataulun, hengitä syvään. Päivä kulkee juuri niin kuin sen kuuluukin.
Ihanteellista on, jos hääpäivän aikana aikataulua kokonaisuudessaan pystyy pitämään vain viitteellisenä ohjenuorana, ei kiveen hakattuna suunnitelmana. On vain muutama juttu, joiden täytyy tapahtua suurin piirtein ajallaan, kaikki muu ympärillä voi elää vapaasti. Tärkeintä on, että parilla on hääpäivän aikana hauskaa ja rento ja hyvä olo. Sillä, onko jokainen suunniteltu ohjelmanumero varmasti toteutunut, ei lopulta ole mitään väliä!
Kolme vinkkiä stressittömämpään hääpäivään
Älä kerro tarkkaa aikataulua kenellekään, joka ei sitä tietoa tarvitse!
Häätiimi ja palveluntarjoajat tarvitsevat arvioidut kellonajat koko päivästä, mutta vieraille riittää yleensä, jos asioiden tapahtumajärjestys on tarkistettavissa jostain. Jos seremonian tai juhlan alun ja ruokailun väliin jää pitkä aika, siitä voi olla hyvä kertoa vieraille, mutta esimerkiksi häätanssin, kahvin tai mahdollisten ohjelmanumeroiden ajankohtaa ei tarvitse kertoa kuin asianosaisille! Tämä jättää joustovaraa siihen, jos aikataulu pettää (fun fact: yleensä se pettää ensimmäisen kerran jo ennen kuin juhla on edes alkanut).
Ulkoista, ulkoista, ulkoista!
Jos mahdollista, älä ole itse vastuussa mistään hääpäivän aikana! Jos häätiimiä ei ole tai heidän juoksuttamisensa tuntuu epämiellyttävältä, ulkopuolisen ihmisen palkkaaminen tähän hommaan ei ole liioittelua. Valtava osa isosta päivästä menee ohi, jos juhlan fiilikseen uppoutumisen sijaan joutuu ravaamaan pitkin päivää pitopalvelun, kuvaajan, bändin ja muiden palveluntarjoajien välillä ja pitämään huolta siitä, että kaikki tapahtuu ajallaan.
Let it go!
Jos olet itse tehnyt tarkan suunnitelman, saatat kuitenkin jossain kohtaa kelloa vilkaistessasi huomata aikataulun pettäneen. Jos pystyt, älä ajattele sitä sen enempää. Muista, että kukaan ei tiedä, jos asiat vaihtavat järjestystä tai jokin ohjelmanumero jää kokonaan pitämättä, eikä päivän tai juhlan onnistuminen ole koskaan kiinni yksittäisestä kenkäleikistä. Tärkeintä on juhlia teidän välistänne rakkautta juuri niiden ihmisten kanssa, jotka ovat paikalla. Keskity heihin!
Tsemppiä hääsuunnitteluun ja onnea! Tärkeintä kaikessa on luottamus: kaikki sujuu juuri, niin kuin pitääkin!