Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 § | 
Laatimispäivä 19.02.2022

 

1. Rekisterinpitäjä

Sapfograf Oy / Sonjasphoto | Y-tunnus: 3104338-8 | Sirkkalankatu 26 A 14, 20700 Turku | Puhelin: +358 451477474

 

2. Yhteyshenkilö

Sonja Siikanen | sonja(at) sapfograf.com | +358 451477474

 

3. Rekisterin nimi

Sonjasphoto asiakasrekisteri ja kotisivut

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään alla lueteltuihin tarkoituksiin suostumuksen perusteella:
– asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen
– asiakkaan tilaamien kuvauspalveluiden ja tuotteiden tuottamiseen, tilaamiseen ja laskutukseen
– kuvapalveluiden markkinointiin, kuvakilpailuihin tai näyttelyihin osallistumiseen mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksensa (koskee valokuvia).

 

5. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot

Yhteystiedot

– nimi
– sähköposti
– puhelinnumero
– osoite, mikäli asiakas on tilannut kuvatuotteita tai muita postitettavia tuotteita, tai tiedot on muusta syystä luovutettu

 

Asiakastiedot

– tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
– asiakkaan itse antamat toiveet ja lisätiedot kuvauksesta ja kuvaukseen liittyvistä asioista, esim. hääpäivä, juhlapaikka, hääpäivän aikataulu, lapsen syntymäpäivä, lapsen ikä jne.
– Tuotetut valokuvat asiakkaan tilaaman palvelun mukaan esim. hääkuvaus, perhekuvaus tai boudoir-kuvaus
– Yllä mainittujen lisäksi verkkosivustolla www.sonjasphoto.com on käytössä Google Analytics -palvelu, josta rekisterinpitäjä näkee evästetietoja verkkosivustoa käytettäessä (mitä selainta asiakas käyttää, kuinka monta sekuntia/sivu hän käyttää aikaa tai millä hakusanoilla hän on löytänyt verkkosivustolle). Rekisterinpitäjä ei kuitenkaa kerää tai analysoi IP-osoitteita tai tietoja, joista verkkosivuston käyttäjän voisi jollain tavalla tunnistaa.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Kyseessä on yksityisesti ylläpidetty tietolähde. Asiakasta koskevia henkilötietoja kerätään aina vain asiakkaalta itseltään joko sähköpostitse, suullisesti, puhelimitse tai www.sonjasphoto.com verkkosivustolla olevan yhteydenottolomakkeen kautta palveluiden tuottamisen mahdollistamiseksi. Asiakas suostuu siihen, että tilatessaan kuvauspalvelun Sapfograf Oy:n ja sen aputoiminimen Sonjasphoto kautta, saa rekisterinpitäjä oikeuden ottaa ja käsitellä asiakkaasta otettuja valokuvia tarkoituksenmukaisen palvelun toteuttamiseksi.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterinpitäjä Sapfograf Oy käsittelee asiakkaan tietoja luottamuksellisesti, eikä luovuta niitä ulkopuolisille tahoille muissa kuin kirjanpidollisissa tarkoituksissa. Asiakas hyväksyy kuitenkin sen, että asiakkaan tilaamien kuvapalveluiden tai kuvatuotteiden tilaukseen ja toimitukseen liittyen rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää kolmannen osapuolen palveluita, joissa asiakkaasta otettuja kuvia ladataan esimerkiksi sähköiseen, salasanasuojattuun kuvagalleriaan, josta asiakas pääsee valitsemaan koevedoksista suosikkikuvansa ja lataamaan ne sähköisesti myös itselleen. Kuvia luovutetaan kolmansien osapuolten käsiteltäväksi myös niissä tapauksissa, kun asiakas haluaa tilata itselleen fyysisiä kuvatuotteita, kuten kuvakirjoja tai printtejä. Asiakkaan kuvia pääsee tällöin käsittelemään ulkopuolinen taho, jolta rekisterinpitäjä tilaa kuvatuotteensa. Tällaisessa tapauksessa asianmukainen tietosuojan taso varmistetaan noudattamalla soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä EU:ssa, sen ulkopuolella ja kussakin asianomaisessa valtiossa. Tämän lisäksi kuvaajalla on oikeus asiakkaan suostumuksella käyttää asiakkaasta otettuja valokuvia kuvauspalveluiden markkinointiin, näyttelyihin tai kuvakilpailuihin osallistumiseen.

 

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Henkilötietoja voidaan säilyttää kuitenkin pidempään kirjanpidollisissa lain vaatimissa tarkoituksissa tai mikäli asiakas ei erikseen toivo tietojensa poistoa ja asiakkuuden ”unohtamista”. Kuvaaja voi kuitenkin säilyttää asiakkaan kuvia halutessaan myös asiakkuuden päättymisen jälkeen, asiakkaan hyväksymän kuvaussopimuksen ja tekijänoikeuslain nojalla.

 

9. Rekisterin suojaus

Sapfograf Oy on kerättyjen henkilötietojen rekisterinpitäjä. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat suojattu palomuurein, salasanoin ja tieto-turvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot säilytetään lukittujen ovien takana.

Rekisterin sisältämiin tietoihin on pääsy ainoastaan rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä niiltä osin, kuin se on tarpeen palveluiden tuottamisen kannalta.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä asiakkaalla on pääsääntöisesti oikeus tarkistaa Sapfograf Oy:n asiakasrekisteriin talletetut tietonsa. Mikäli rekisterissä on virheellistä tietoa, on asiakkaalla oikeus pyytää tietojensa oikaisua. Asiakkaalla on myös oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. Asiakkaalla on koska tahansa oikeus vaatia omien kuviensa poistamista yrityksen nettisivuilta ja sosiaalisesta mediasta.

Rekisterinpitäjä Sapfograf Oy toimittaa asiakkaalle tämän kirjallisesta pyynnöstä tiedot niistä henkilötiedoista, jotka Sapfograf Oy on tallentanut asiakkaasta. Asiakkaan on varauduttava tunnistamaan henkilöllisyytensä asianmukaisesti pyynnön yhteydessä. Tarkistus, korjaus ja poistopyynnöt tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen [email protected]